初めての外国人雇用の入社手続き・必要書類【完全マニュアル】

外国人採用が初心者の方は必見です!正社員として採用する際の就労ビザの申請書類手続きを下敷きに、入社前から入社後までの手続き方法をご紹介します。

外国人採用をする前に確認すべき2つのポイント

ポイント1:採用ポジションがどの在留資格に該当するか

2018年4月時点で、日本に一定期間以上滞在する場合は「23種類の在留資格」と「4種類の身分系在留資格」の中からいずれかを取得する必要があります。

日本国内の企業に就業する場合は、27種類の在留資格の中から採用ポジションに該当する在留資格の取得申請を行う必要があるため、採用する前に募集する職種がどの在留資格で申請すればよいのか事前に確認をしておくと申請がスムーズに進みます。

ポイント2:採用予定者が現在どこに住んでいるか

採用予定者が国外にいる場合は、入国管理局にて在留資格の申請手続きを進める必要があります。

一方で国内在住者はすでに在留資格を保持しているため、在留資格の延長手続きまたは更新資格の変更手続きを行うことで、採用を進めることができます。

国内にいる外国人を雇用する場合

日本国内において、保持している在留資格以外での活動はできません。業務内容と在留資格にて指定されている活動内容が一致している必要があります。

【確認書類一覧】

  • 在留カード
  • 旅券(パスポート)
  • 卒業見込みまたは卒業証明書※留学生を採用する場合

万が一、在留資格の範囲外の活動を行ってしまった場合には、資格外活動違反として懲役3年以下または300万円以下の罰金が処されるか、これらを併科されます。

同じく、不法滞在者を雇用すると不法労働助長罪として刑罰の対象となるので、採用時には入念なチェックが必要です。

在留カードで在留資格を確認する際のポイントは、中央に記載されている「在留資格の種類」と「就労制限の有無」です。ここに記載されている活動以外の業務を行う場合は、随時在留資格の変更手続きや資格外活動外許可申請をする必要があります。

[出典] 法務省入国管理局HP

国外にいる外国人を雇用する場合

原則、大学卒業者または関連する職種での職務経験が一定年数以上ないと在留資格が下りない可能性があります。まずは下記を確認しましょう。

【確認書類一覧(内定前)】

  • 大学の卒業証明書
  • 職務経歴書

【ビザ申請用の必要書類(内定後)】
▽企業側の必要書類

  • 雇用契約書
  • 全部事項証明書(企業謄本)
  • 決算報告書のコピー
  • 会社案内などのパンフレットなど
  • 社内の写真※任意
  • 雇用理由書※任意

▽学生側の必要書類

  • 卒業証明書または卒業見込み書
  • パスポート
  • 日本語検定の合格証明書※任意
  • 無犯罪証明書※任意

日本国内に在住する外国人と比べ、申請に手間がかかると思うかもしれませんが、不法滞在者でないかの確認もできるので、安心して在留資格取得の手続きを進めることができます。

ただ申請する企業の規模や本人の学歴や職歴によって、在留申請が受理されるまでの期間が一ヶ月から一年ほどまでとかなり幅があります。早めの申請手続きを心がけましょう。

<『国内』在住者編>入社前に完了すべき書類手続き

現在保持している在留資格の種類の確認

在留カードを保持している外国人を採用する場合は、在留資格の種類を確認しましょう。業務内容と現在保持している在留資格が異なる場合は、在留資格の変更手続きを行う必要があります。

在留資格の変更方法

例えば、日本で留学中の外国人学生を採用する場合、留学の在留資格から就労の在留資格へ切り替える必要があります。原則、留学生本人が変更手続きを行いますが、会社側でもいくつかの資料を準備しておくとよいでしょう。

▽企業が用意すべき書類一覧

  • 雇用契約書のコピー
  • 会社の登記簿謄本および決算報告書のコピー
  • 会社案内などのパンフレットなど
  • 雇用理由書

それらに加えて、パスポート、在留カード、在留資格変更許可申請書、履歴書、申請理由書、卒業証明書または卒業見込み書を学生で用意し、届け出ることで申請手続きが完了します。

在留資格の申請方法・期間・申請場所

申請を行う場所ですが、地方入国管理局または外国人在留総合インフォメーションセンターにて可能です。手続きが完了されるまでに約二週間~一ヶ月かかるのが一般的です。

もし申請中に在留資格の滞在期限が切れる場合でも、在留期間の満了日から二ヶ月間は、引き続き当該在留資格で国内に滞在することが可能となっています。在留資格の有効期限を確認し、早めに手続きを進めるようにしましょう。

<『国外』在住者編>入社前に完了すべき書類手続き

在留資格取得申請に必要な書類一覧

入社前の在留資格の取得申請に必要な書類はこちらです。在留資格の変更手続き時に必要な書類と同一の書類が必要になります。

▽企業側の必要書類

  • 雇用契約書
  • 全部事項証明書(企業謄本)
  • 決算報告書のコピー
  • 会社案内などのパンフレットなど
  • 社内の写真 ※任意
  • 雇用理由書 ※任意

▽学生側の必要書類

  • 卒業証明書または卒業見込み書
  • パスポート
  • 日本語検定の合格証明書 ※任意
  • 無犯罪証明書 ※任意

在留資格の申請方法・期間・申請場所

入国管理局への申請や手続きは行政書士に依頼することができます。

行政書士とは?ー 行政書士法に基づく国家資格で、官公庁に提出する書類および権利義務・事実証明に関する書類の作成、提出手続、行政書士が作成した官公署提出書類に関する行政不服申立て手続(特定行政書士の付記がある者に限る)等の代理、作成に伴う相談などに応ずる専門職である。出典:Wikipedia

申請在留資格の種類や企業規模によって、申請期間はさまざまです。申請にどれくらいの期間がかかるか一概には言えません。一年越しで許可が下りることもあれば、一週間の場合もあります。

ビザ申請以外の必要書類

原則、日本人と同様に入社手続きを進めれば問題ありません。雇用保険、社会保険、住民税や所得税の手続き、ほか銀行口座の開設も進めてください。

ただし、外国人のため申請が受理されるまで通常より時間がかかる可能性があります。前もって準備を進めることで、安心して入社日を迎えることができるでしょう。

入社後行うべき2つのポイント

ポイント1:外国人雇用届をハローワークへ提出

雇用保険の被保険者の場合は、「雇用保険被保険者資格取得届」の備考欄に、採用者の国籍・地域・在留資格・在留資格の種類・資格活動外許可の有無などを記載し、ハローワークへ届出を出す必要があります。

入国管理局また雇用対策法で定められた提出物となるので、申請を忘れずに行いましょう。

ポイント2:在留資格の更新手続き

就労ビザの中でに申請数の多い「技術・人文知識・国際業務」を例に説明します。

ビザの有効期限は1年・3年・5年と人によって期間に差がありますが、更新タイミングを忘れ在留資格の有効期限が切れたまま就業を続けた場合、不法滞在とみなされ国から罰金を徴収されるケースもまれではありません。

[出典] 法務省入国管理局

更新は有効期限が切れる三ヶ月前から申請が可能です。再申請には約一ヶ月かかるので、遅くても有効期限が切れる二ヶ月前には入国管理局へ再申請の手続きを進めましょう。

ただし前述の通り、活動内容に変更があった場合は、活動に該当する適切な在留資格にて新たに申請し直す必要があります。

▽再申請に必要な書類一覧

  • 在留期間更新許可申請書類
  • パスポート
  • 在留カード
  • 在職証明書や雇用契約書の写し
  • 住民税の課税証明書

まとめ

国外在住者は、就労ビザの申請から行う必要があるため時間と労力が要ります。ビザ申請代行サービスなどを使用し、確実に申請書類が許可されるように手続きを進めることをおすすめします。

一方で国内在住者を採用するほうが簡単に感じるかもしれませんが、在留資格の種類・更新時期のチェックを怠たると思わぬ落とし穴にはまりかねません。

国内・国外在住者問わず、採用前の事前確認を忘れずに行い無事に入社ができるよう書類申請を行ってください。

ライター紹介
小林 ななみ
小林 ななみ
Bridgers編集部員の小林です。よく、「私の友達に似てる!」と言われる凡人顔が特徴だと思っています。タイ就職を経験し、本帰国してから約半年経ちました。行ってみたい街は、ゴールドコースト・チュニス・ナッソー。海が見える、暖かい場所が好きです。よろしくお願いいたします!
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