外国人雇用状況の届出は雇用形態に関わらず義務化!オンライン手続き方法・書き方・忘れた際の対処法とは?

昨今の人手不足により、飲食業、小売業、製造業などでは外国人労働者の雇用が活発になっています。

在留資格を持つ外国人の方々は、貴重な労働力です。

厚生労働省が出した、外国人雇用状況の届け出状況まとめ(平成30年10月末現在)によると、平成30年10月末現在の外国人労働者数は1,460,463人で、前年度と比べると14.2%増加しています。

ただ、外国人採用にはいくつかのルール定められており、手続きが必要です。

この記事では、外国人採用を考えている雇用主および人事担当が注意しなければいけない点について詳しく説明させていただきます。

外国人雇用状況の届け出とは

外国人を採用したらはじめに行わなければならないのが、「外国人雇用状況の届出」です。アルバイト雇用、正社員雇用に関わらず必ず必要とされている手続きです。届出を怠ると30万円以下の罰金が科されてしまいます。全ての事業主に届出の義務がある、外国人雇用状況届とは一体どのようなものなのか、みていきしょう。

「外国人雇用状況の届出」とは、外国人労働者を採用した際に、ハローワークと通じて厚生労働省に届け出るものです(オンライン申請も可能)。

雇用対策法第二十八条によって、すべての事業主に提出が義務付けられています。内容は雇用対策法施行規則第十条によって以下のように定められています。採用者の生年月日や国籍だけでなく、事業所の名称や所在地なども記入して提出します。

  1. 生年月日
  2. 性別
  3. 国籍の属する国または出入国管理及び難民認定法第二条第五号口に規定する地域
  4. 入国管理及び難民認定法第十九条第二項前段の許可(以下「資格外活動の許可」という。)を受けている者にあっては、当該許可を受けていること。
  5. 雇入れまたは離職に関わる事業所の名称及び所在地
  6. 賃金その他の雇用状況に関する事項

外国人雇用状況の届出が必要な外国人労働者とは

届出の対象となる外国人は、日本の国籍を有しない方で在留資格が「外交」、「公用」以外の方、すべてが対象です。

※「特別永住者」とされる在日韓国人および在日朝鮮人の方は、法的地位が与えられているので、日本における活動の制限はありません。そのため、この届出も必要はありません。よって、在留資格が「外交」、「公用」以外の方、特別永住者の方以外を雇用する場合は、正社員、アルバイト、派遣社員など、どのような雇用形態であっても、届出が義務付けられています。

厚生労働省に寄せられる、よくある質問を確認していきますと、ほぼすべての事業主にこの届出の義務が課せられていることがわかります。

Q.雇用の際、氏名や言語などから外国人であると判断できない場合も義務付けられているのか?

その方が外国人であると明らかにしてない場合は、外国人であると確認、そして届出をしなかったからといって法違反に問われることはありません。

Q.日本人と結婚している方を採用する場合も義務付けられているのか?

日本人と結婚していても、日本国籍を取得してない限り外国人ですので、届出が必要です。

Q.事業主が外国人の場合も義務付けられているのか?

事業主が外国人であるか否かを問わず、外国人を雇用した際には届出が必要です。

Q.アルバイト採用の場合も義務付けられているのか?

外国人雇用状況届出は、雇用形態に関わらず提出が必要です。在留カードの裏面の資格外活動許可欄を確認し、提出を行ってください(詳しくは下記をご確認ください)。

届出を忘れた際の対処法

忘れてしまった際は、気づいた時点で速やかにハローワークへ届け出を行いましょう。罰金を課せられる場合もありますので、うっかりミスが重大な罰金に繋がらないように、外国人労働者を採用したら必ず必要な手順だと意識しておくことが大切です。

雇用できる外国人とできない外国人がいるのをご存知ですか?

日本にいる外国人、すべてを雇用できるわけではありません。雇用するには、日本で労働する許可をもらっている外国人に限ります。労働が許可されている外国人とは一体どのような人たちなのか詳しくみていきましょう。

必ず在留カードの確認を!

在留カードとは、日本に中長期間在留する外国人に対して交付されるカードです。在留カードには氏名等の基本的身分事項や、在留資格、在留期間が記載されています。採用担当者は、このカードでもって採用可能な外国人か否かを把握することが可能です。在留カードの表面に就労制限の有無という欄に「就労可」と記載されているかご確認ください。

※外国人留学生がアルバイトをする場合は「資格外活動許可」を得る必要があります。許可を得ている場合は、在留カードの裏面の①資格外活動許可欄に「許可:原則週28時間以内・風俗営業等の従事を除く」という記載がありますので、確認しましょう。

画像の出展元:ぶんラボ

また、在留カードを所持していない外国人は、以下の場合を除き、採用することができません。

  • 旅券に後日在留カードを交付する旨の記載がある方
  • 外国人登録証明書から在留カードへの切り替えを済ませていない方
  • 「3月」以下の在留期間が付与された方
  • 「外交」、「公用」等の在留資格が付与された方

所持していない外国人を雇用した場合、不法就労になります。不法就労させたり、不法就労をあっせんした場合は3年以下の懲役、罰金300万以下の罰則があります。

届出は離職時にも必要です

外国人雇用状況の届出は、採用時だけでなく離職時に必要になります。喪失届と呼ばれる雇用保険被保険者資格喪失届をハローワークに提出しましょう。この届出にもとづき、外国人がどのくらいの数、どのような業種または場所で働いているのか調査するとともに、雇用環境の改善に向け事業主への助言や指導、また離職した外国人への就職支援を行っています。

外国人雇用状況の届け出は国の外国人雇用の政策立案に役立っているのです。

外国人雇用状況届の記載内容と届出方法をチェック!

採用する外国人が雇用保険の被保険者か否かによって使用する様式や届出事項、提出期間などが異なりますので、それぞれの場合をみていきましょう。

届出の提出期限

雇用保険の被保険者である場合

雇用保険の被保険者の外国人を雇用する場合は、雇用保険被保険者資格取得届の備考欄に記載事項を記載して(詳しくは下の画像をご確認ください)、雇入れした日の翌月10日までに届出を行います。

※離職時は、離職した日から逆算して10日以内が期限です。

雇用保険の被保険者とならない外国人の場合

雇用保険の被保険者とならない外国人の場合、雇入れ、離職ともに翌月の末日までに届出を行います。

※ただし、雇用保険の被保険者とならないのは、外国公務員および外国の失業保険制度の適用を受けている方のみです。ほとんどの場合、雇用保険の被保険者となりますので注意してください。

届出の書式

採用する外国人が雇用保険の被保険者である場合は、「雇用保険被保険者社資格習得届」を提出します。

雇用保険の被保険者とならない外国人の場合は、「雇用対策法施行規則様式第3号」を提出します。

雇用保険被保険者資格習得届の記入例

画像の出展元:厚生労働省

届出先はどこ?

雇用保険の被保険者か否かに関わらず、どの場合も事業所の所在地を管轄するハローワークの窓口で届出を行うか、webの外国人雇用状況届出システムを利用します。

Webで届出をする場合

インターネットに接続可能な端末でブラウザを起動し、厚生労働省の外国人雇用状況届出システムにアクセスします。
そのページからユーザーIDとパスワードを発行。それらを入力してログインし、採用する方の名前や背年月日、性別、国籍、在留資格の種類などを入力していきます。離職の場合は、採用時に登録された雇用情報が一覧で表示されるので、その中から離職する方の情報を選択し、手続きをすすめます。

※ユーザーIDを発行する場合に事業所名や事業所の住所、連絡先などの入力が必要になります。

まとめ

外国人を雇用する際に必ず必要となる「外国人雇用状況」が必要な理由や、届出方法などはわかりましたでしょうか? ハローワークやwebを通して、さほど手間なく提出が可能ですので、怠らないようにしましょう。また、在留カードの確認も必ず行い、不法就労させることがないよう注意しましょう。

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